회사 생활 이야기 : 17 팀장님도 AI 잘 쓰시죠?

안녕하세요,

요즘에는 말도 많고 탈은 상대적으로 없는 AI와 관련하여 이야기해보자.  ChatGPT 3이 나왔을때, 정말 그 기능을 보고 충격 받고, o mini 대화형 모듈도 새로운 세계로의 가속화를 느끼게 해주었던 기억이 난다. .

회사에서는 지원을 받아 코파일럿을 사용하고 있는데, 정말 신세계다.  아웃룩 관리할때 폴더를 나눠서 보낸사람 별로 관리하는 방법, 업무로 나누는 방법, 부서별로 나누는 방법, 다양한 방법으로 폴더를 나누는 방법을 사용해보았다. 

결과적으로 모든 메일을 보관하고 관리해야하는 입장에서 그냥 기간으로 나누고 대략적인 기간을 구분하여 메일을 모두 그냥 다 넣어두는 방식으로 돌아왔다. 

 

결국 찾을때 키워두만 있으면 메일을 찾을 수 있고, 보낸사람 및 다양한 필터로 검색이 가능하게 된 아웃룩의 기능상 분류에 힘을 쓰지 않는 것으로 결론을 낸것 같다. 

 

코파일럿을 사용하고 나서부터는 코파일럿에게 대충 이런 이런 메일 누가보낸것 같고, 어느정도 시점이고, 첨부파일은 워드였던 것 같아 라고 프롬프트를 날리면, 그때 어떤 메일이 있었고, 어떤 대화가 왔다갔다 했으며 첨부파일의 내용도 간단히; 정리해서 보여준다.

 

진짜 신세계이다.

 

https://blog.workday.com/ko-kr/how-employees-feel-ai-at-work.html

 

요즘 AI 는 남녀노소를 불구하고 대부분의 직원들이 잘 사용하는 것을 볼 수 있다. 다만 회사별로 정책상 회사의 데이터를 학습시킬수없다. 그렇기에 안전하고 보안이 된 자체 LLM 모듈을 차용한 AI 를 만들어 배포하기도 한다. 

 

리멤버 커뮤니티 내 글 캡쳐

 

이 글의 작성자는 경의로운 직원의 실력에 감탄한 것으로 보인다. 물론 나도 이 정도까지는 못하지만, 정말 일 잘하는 직원은 다양한 툴과 다양한 연계방법으로 자동화를 진행하기도 한다. 나는 그렇지 못한 직원들에게는 자동화할 수 있는 방법을 고민하도록 제안한다.

 

나의 유인책은 다음과 같다.

 

1) 너의 일이 줄어들길 바란다 : 최소 일의 20-30% 는 예비로 두고 너의 업무 확장성이나 성장을 위한 Value add 할 수 있는 업무로 전환해보자

2) 너의 업무를 분석하길 바란다 : 모든 일이 자동화가 가능하지 않다, 일정 패턴을 가지고 자동화할 수 있는 업무절차를 파악해보고 그 부분을 줄여가는 형태로 본인의 업무에 대한 Operational excellence 를 하도록 독려한다.

3) 너 개인이 upgrade 되길 바란다 : 1번과 2번에 따라 단순반복 업무의 비중을 줄이고 복잡하고 Value add 할 수 는 업무로 점차 이전해가며 승진이나 더 높은 평가결과를 받을 수 있도록 기대수준을 조정한다.

 

 이렇게 하더라도 할 사람만 하고 하지 않을 사람은 하지 않는다.  그렇지만 노력하는 직원에 대해서는 지원하는 것이 당연할 것이다.

 

누구나 도와주고 싶은 직원이 되려면 어떻게 해야할까?

 

AI 를 활용한다는 것은 무언가 개발된 솔루션을 사용한다는 의미만이 전부는 아니다. AI 를 잘 사용하기 위해서는 "개선"에 대한 잔잔한 욕망이 있어야만 가능하다. 

그냥 내가 내게 부여된 일을 그저 그런 수준에서 변화없이 쭉 하고 싶어하는 사람이라면, 아마 "왜" 라는 질문을 해보지 않았을 것이다. 그냥 누군가가 알려준 일을 수행하면 퇴근하는데 문제가 없었을 것이기 떄문이다. 

 

난 첫 직장에서 인사관리 업무를 하였다. 지금은 대부분의 인사포털내에서 자동화되어 진행한 업무를 수기로 진행했었다. 

누군가가 전화로 혹은 메일로 재직증명서 혹은 경력증명서를 요청하면 그 요청을 받아 그 사람의 이름/사번/주소 등을 확인하여 DOS 화면에서 검색하고, 그 내용을 다시 워드에 타이핑해 출력, 부서장이 보유한 도장을 찍어 우편으로 해당 담당자에 송부하였다. 

 

이 일을 설명 받았을때, 어떤 생각이 드는가? 

 

난 이걸 왜 이렇게 해야하지? 다른 방법이 없을까?  내가 더 쉽게 편하게 일할 수 있는 방법은없을까? 

난 내 옆에 계시던아직도 연락해서 궁디 팡팡 해주시난 인생선배님 대리님에게 제가 다른 방법으로 그냥 해봐도 되나요? 라고 호기롭게 여쭤봤고, 입사한지 2개월만에 ACCESS 를 활용해서 직접 DOS 화면에 있는 데이터베이스를 연결하여 내가 사번만 넣으면 이름/주소/사번/입사일/퇴사일 등을 자동으로 넣어서 출력되도록 만들었다. 

 

근데 그렇게 2달이 지나보니, 이렇게 자동화 하더라도 나는 다시 출력도 해야하고, 도장도 찍어야 하고, 그걸 물리적으로 보냈어야 했다. 

 

그때 난 또 꾀가 생겼는지, 도장이 꼭 빨간색으로 찍혀야하는지, 이 서류들은 어떤 목적으로 제출되는지 조사하기 시작했고, 결론은 굳이 원본으로 제출하지 않아도 되며, 출력한 형태로 진행되더라도 문제가 없다는 것을 확인하였다. 그리고 문서 승인시스템을 활용하면 뭔가 더 간소화할 수 있지 않을까? 라는 결론에 도달했다.

 

로터스 노츠라는 초등학교때 로터스 1,2,3 이라는 엑셀의 옛날 버전을 배웠던 사람으로써, 뭐 그런 시스템이 있구나 하는 정도의 시스템에, 내 옆자리 대리님과, IT 팀장님의 도움을 받아, 온라인으로 1) 신청자 이름/신청자의 주소 를 넣고 2) 증명서종류를 넣고 신청하면, 자동으로 시스템에서 데이터를 끌고가고 3) 내가 1차승안하고 4) 부서장이 2차 승인하면 자동으로 문서가 생성되어 내가 굳이 보내지 않아도, 신청자의 컴퓨터에 연결된 프린터에서 바로 출력이 가능했다. 

 

나에게 이런 개선에 대한 경험은 내 회사경력 전체를 관통하는 키워드가 되었다. 적게 효율적으로 일하는 방법을 찾기 시작하였고, "왜" 라는 질문을 하게 되었다. 

 

부서를 책임지는 팀장으로써 그 누구보다 다양하게 AI를 활용하고 있고, 대부분의 문서 초안은 직원에게 부탁하지 않고 AI를 통해 받아 직접 작성하고 있다. 그만큼 효율도 매우 올라갔으며, 직원들도 직원본연의 업무에 더 집중하게 된 것 같다. 

 

나도 신입사원 시절에 경험했던 이런 성공체험을 통해 AI에 손쉽게 적응하고 있는 것일지 모른다. 

 

직원들도 그냥 천편일률적으로 업무를 전달 받았으니 그냥 한다는 생각보다는, 어떻게 하면 적게 할 수 있을지, 어떻게 하면 쉽게 할 수 있을지에 대한 부분을 고민해보면 좋겠다.

 

그리고 팀장님 분들께서도, 어떻게 하면 적게 할 수 있을지 고민하는 직원들에게 일 잘한다고 많은일을 부여하는게 아니라 전략적으로 이 직원이 성장해갈 수 있으며 발전해가는 기쁨을 느낄 수 있는 선을 잘 판단하여 조정해가며 그 수준을 조절해가는 것을 추천드린다. 

 

그렇게 어느정도 달리다보니 나 스스로도 어느 시점에는 번아웃에 이르게 되었고, 어떻게 보면 자기혁신의 원동력이 점차 떨어지게 되는 시점이 오게되는 경험을 하게 되었다. 

 

AI 는 참 중요하고 도움이 되는 툴이다. 잘 쓰면 내 효율이 100배 이상 올라기기도 한다. 그렇지만, 잘 사용 할 수 없게 된다면 그만큼 사회의 변화속도에 뒤쳐지게 될 수 있다 생각한다. 100배 뒤쳐지지 않고 그래도 현상유지를 위해서는 본인의 일에 대해서 한번은 멈추고, 다음 질문들을 해보면 어떨까?

 

"왜 이렇게 하지?", "다른 방법은 없을까?", "이게 최선일까?"

 

그 하루하루가 쌓이고 그 시간이 누적된 만큼 나의 발전과 나의 성장도 함께 동반하는 그리고 우리 팀의 직원들이 성장해가는 뿌듯한 모습을 경험할 수 있을 것이다. 

 

난 게으른 사람이다, 꾀가 많은 사람이다. 그렇기에 효율적으로 일을 하길 원했던 사람이다. 모두가 이렇진 않을 수 있다. 다만 모두가 편하게 회사생활 할 수 있는 방향으로 시간을 효율적으로 보냈으면 한다. 

 

게을러져보자, 그리고 꾀를 부려보자. 지금부터다!!